Любой бизнес, отличающийся от семейного или локального, в котором «все делают все» требует управленческой грамотности. В зависимости от масштаба бизнеса, отрасли, особенностей рынков, на которых осуществляет операции компания или группа, требуются различные управленческие компетенции. Например, пищевое производство или аудиторская фирма вполне справиться с проектами, если ее сотрудники прочтут PMBoK и будут понимать и применять общие принципы проджект менеджмента. В то же время строительно-монтажной группе компаний необходим совершенно другой уровень. Дальше – сложнее. Если компания строит лишь типовые коттеджи и таунхаусы, ей будет достаточно применения основных принципов и некоторых тщательно настроенных инструментов управления проектами. Однако для возведения сложного комплекса уникальных зданий потребуется близкий к максимальному уровень зрелости проектного управления.
Одновременно, любая компания управляет процессами во множестве взаимосвязанных областей. В каждой функциональной области конкретного бизнеса – маркетинг, финансы, продажи, и т.д., – есть минимально необходимый уровень требований. Если компетенции недостаточны, это может влиять как на эффективность бизнеса, так и на его перспективу. В то же время, избыточные управленческие инструменты отягощают баланс компании и, ввиду чрезмерности, используются неэффективно, напрасно затрачивая усилия и время сотрудников, вырождаясь и «притупляясь» со временем.
Правильно подобранный и сбалансированный набор управленческого инструментария играет одну из ключевых ролей в создании и поддержании конкурентных преимуществ. Если компания работает в низком ценовом сегменте и склонна к стратегии низких издержек, излишние системы управления будут усложнять ценовую битву. При работе на растущих рынках недостаток управленческих компетенций нередко приводит к снижению темпов роста бизнеса и, как следствие, сокращению рыночной доли. В каждом бизнесе есть масса нюансов, определяющих требования к уровню управленческих компетенций. Компетенции включают в себя не только опыт и знания сотрудников, выполняющих отдельные процессы, но и сами процессы, системы управления ими, методики, подходы и прочие инструменты, включая организационные.
Как найти баланс между необходимостью и достаточностью?
Как и любой сложный организм, компания требует периодической профилактики и ревизии. Порой достаточно прислушаться к себе и понять, что тревогу вызывает одышка, причина которой лишний вес и табак, и прекратить курить, а также ограничить потребление жирного и жареного. Иногда беспокойство вызывают не столь очевидные вещи.
Так, например, один из моих клиентов, строительно-монтажная компания, были обеспокоены снижением темпов роста бизнеса. Акционер, построивший бизнес с нуля, справедливо рассудил, что причины могут быть во внутреннем устройстве компании, ее несовершенстве. В результате диагностического проекта, помимо очевидных пробелов с планово-бюджетным управлением и работой с персоналом, мне удалось выявить определенные управленческие слабости в маркетинге, продажах и ряд других недостатков. Стоит отметить, что до последнего дня проекта руководство компании не признавало существующих проблем в обозначенных областях, считая, что они не являются ограничением в развитии. Лишь подробный анализ и наглядная презентация отсутствующих процессов, сопоставление с аналогичными компаниями и содержательная многочасовая дискуссия убедила менеджмент в необходимости серьезных корректировок.
Когда вы, как руководитель или акционер компании, начинаете ощущать беспокойство жизнью бизнеса, и для вас не очевидны вызывающие его причины, стоит подумать об управленческой диагностике.
Управленческая диагностика – это инструмент, который позволяет определить круг актуальных проблем и вопросов вашего бизнеса
Она помогает выявить причины проблем, показать взаимосвязи между существующими пробелами в управленческой ситуации и желаемыми целями. По ее результатам проявляется нестройная, но объективная картина управленческой реальности и становятся очевидными направления дальнейшего развития компетенций. Этот инструмент позволяет взвешенно и экономно подходить к развитию. Прежде чем инициировать сложные, длительные и затратные проекты развития, как разработка стратегии, внедрение информационной системы или реорганизацию системы продаж, стоит произвести рекогносцировку компетенций и понять, что вам на самом деле необходимо. К тому же, управленческая диагностика позволит точно сформулировать требования к предстоящим изменениям и более четко определить ожидания от таких проектов.
C чего начинать управленческую диагностику бизнеса?
Прежде всего, нужно определить круг вопросов, на которые вы хотите получить ответы. Попытайтесь сформулировать свои беспокойства и тревоги в длинный список. Проведите совещание в формате «мозгового штурма», на котором попробуйте сгенерировать проблемы и их причины. Это хорошее начало.
К составленному списку вопросов необходимо выбрать подходы и методы сбора и анализа информации. Поймите как, где, когда и каким способом вы будете собирать информацию, как ее обрабатывать. Определите инструменты анализа, с помощью которых вы получите ответы на вопросы.
Определить персоналии, которые способны выполнить такую работу. В зависимости от масштабов бизнеса вам может потребоваться небольшая команда. Соизмеряйте объем работ, необходимый для получения ответов со способностями и загрузкой людей. Если диагностика потребует нескольких месяцев – возможно, вам следует подумать об увеличении числа сотрудников, которые ее будут проводить.
Способов проведения управленческой диагностики множество. Нет единого правильного и верного пути, есть лишь подходы и методики, которые полезны в той или иной ситуации. Их комбинация будет определяться вашими вопросами, целями и ожиданиями.
Привлекать ли для этого консультантов?
Однозначного ответа на этот вопрос нет
Можно с уверенностью утверждать, что потратив определенное время и усилия возможно создать методику диагностики, отвечающую вашим требованиям. При наличии в компании серьезной аналитической компетенции, в результате применения такой методики вы сможете получить достаточно глубокую и объективную картину фактов. Ведь вы и ваши сотрудники знаете свой бизнес лучше, чем кто-либо. Однако интерпретация фактов и сопоставление с другими компаниями останется за рамками такого анализа или, в лучшем случае, будет частичной.
Привлекая консультантов, важно понимать, что они, в данном случае, не привносят экспертизу в операционное поле. Их основную роль в диагностике можно свести к нескольким важным функциям:
Определить объективный уровень управленческой компетенции в деталях
Опыт работы над проектами управленческого консультирования и создания разнообразных методик и инструментов развивает навыки оценки управленческих компетенций. Как правило, консультанты на практике применяли различные подходы, видели, к чему они приводят, и даже набивали некоторое количество шишек. Ни один менеджер или руководитель не имеет опыта такой интенсивности, глубины и разнообразия. По этой причине консультанты хорошо видят уровень того или иного инструмента, а также с довольной точностью соотносят его с потребностями компании. Хороший портной видит не только плохо сидящий костюм, но и понимает, почему он сидит не так, и что нужно было сделать иначе.
Сопоставить отдельные элементы управленческой компетенции с другими компаниями
Качественные консультанты имеют обширный опыт с разнообразными компаниями. Это дает им кругозор и понимание перспективы, глубины управленческого инструментария. С такими качествами они способны определить уровень компетенций с хорошей точностью. Если при этом они применяют зарекомендовавшие себя методики, точность будет еще более высокой. Консультант, к примеру, внедрял бюджетное управление или систему показателей не в одной компании, ему приходилось взаимодействовать с другими инструментами управления для достижения целей проектов. Как правило, он хорошо понимает, в каких компаниях уровень был высокий, а где из-за недостатков компетенций у клиента в смежных областях он испытывал трудности в выполнении своей работы. Хороший доктор понимает, что от головной боли одному поможет спазмалголик, а другому достаточно болеутоляющего.
Показать слабые места и пробелы в существующей системе управления
Отталкиваясь от «целевой» картины компетенций, они смогут сделать вывод о необходимости и достаточности таковых в определенных функциональных областях. Правильные консультанты понимают, что управление должно быть ориентировано на потребности бизнеса. Другими словами, когда при анализе обнаруживается, что в маркетинге есть существенные пробелы, которые мешают росту, это попадает в отчет. Но когда бухгалтерия жалуется на количество телефонных звонков, то упомянуть это стоит, но в контексте компетентности главного бухгалтера, его или ее способности организовать работу. Хороший тренер узнает, когда для победы в биатлоне спортсмен достаточно вынослив и нужно сконцентрироваться на точности стрельбы.
Приведенные примеры, конечно, отчасти утрированы для целей простоты изложения. Но, надеюсь, удалось донести идею. В реальности все сложнее и не так очевидно. Также, безусловно, возникает вопрос, «Не будут ли консультанты под видом диагностики навязывать ненужные услуги и инструменты?» Однако это вопрос к способностям вашей компании выбирать «правильных» консультантов и управлять их работой.
Если вы решили привлечь консультантов к управленческой диагностике
Помимо формулировок вопросов важно понять фокус приложения усилий.
Общая диагностика бизнеса позволяет широко охватить управленческие компетенции, составить комплексную системную картину. В этом случае, как правило, вы определите векторы и точки приложения усилий, явные пробелы в компетенциях (возможно не очевидные вам) и сможете составить общий план их дальнейшего развития. Такой подход полезен для профилактики (можно делать раз в 1-3 года), в принятии решений об инициации сложных проектов, при распределении бюджета на развитие и совершенствование управленческих компетенций.
Диагностика функциональной области бизнеса позволяет системно подойти к инструментарию в одной или нескольких функциональных областях. Например, в стратегическом управлении, или управлении персоналом. Такая работа полезна для принятия решения по конкретному сложному проекту, например, внедрение CRM-системы в рамках развития продаж, или постановка стратегического управления. Ее проведение позволяет сформулировать детальный и полный план работ по развитию компетенций в этой области, спланировать работы и выделить для этого ресурсы, в том числе определить размер бюджета.
Специфичная глубокая диагностика отдельного инструмента или процесса направлена на тонкую настройку управленческого инструмента, критичного для вашего бизнеса. Если вы занимаетесь строительством, на определенном этапе развития вам потребуется юстировать систему управления проектами и детально доводить, например, управление пулом ресурсов или закупками и поставками. Создать модель новой, измененной системы и план по ее изменению и развитию возможно лишь по итогам детального анализа существующей.
Обращайте внимание на специализацию компании, особенно для общей бизнес-диагностики. Если консультанты занимаются бюджетным управлением и управленческим учетом, они выдадут взгляд финансиста на компанию, лишь отчасти характеризуя продажи, маркетинг и т.п. Возможно, вам повезет, и они обнаружат «белые пятна» в нефинансовых вопросах, которые выпадали из поля вашего зрения. Такое тоже случается.
В своей работе при проведении общей диагностики я, например, ориентируюсь на стратегию и стратегические задачи, и рассматриваю бизнес, как организацию, ориентированную на стратегию и долгосрочные цели акционеров. С этой точки зрения, при общей диагностике мне удается учесть практически все существенные компетенции, влияющие на бизнес.
В любом случае, выберете ли вы путь самостоятельного совершенствования или с привлечением профессионалов, важно сделать первый шаг. Признание наличия проблем или затруднений, даже пока не сформулированных, – первый шаг к их решению. И даже если вы пока ясно не понимаете, как пройти этот путь, управленческая диагностика поможет составить довольно точную карту будущего маршрута. Помните, что отказ принять решение – это тоже решение. Только вам ведь нужно лучшее решение из возможных, не так ли?
Добавить комментарий